- Số 111 Láng Hạ, Phường Đống Đa, TP Hà Nội, Việt Nam
- +84 246 2810 033
- info@kbg.com.vn
Trong các tổ chức hiện nay, lượng văn bản giấy – file scan – PDF hợp đồng, công văn, biểu mẫu… ngày càng khổng lồ. Việc nhập liệu thủ công không chỉ tốn thời gian, dễ sai sót mà còn làm chậm toàn bộ dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp.
Vanban.AI được xây dựng để giải quyết triệt để bài toán đó: biến mọi loại văn bản thành dữ liệu có cấu trúc, dễ tra cứu – dễ kết nối – dễ phân tích.
Kiemthu.ai là hệ thống kiểm thử tải phân tán được thiết kế cho các đội ngũ Tech/QA/DevOps hiện đại, với ba trụ cột chính:
Quy trình xử lý tài liệu hoàn chỉnh. OCR truyền thống: trích xuất văn bản thô từ scan, ảnh chụp, PDF. Multimodal LLM giúp kết hợp văn bản và hình ảnh để hiểu bố cục, bảng biểu, ngữ cảnh.
Nhận diện & hiểu cấu trúc tài liệu. Vanban.AI tự động nhận diện: “Các trường thông tin quan trọng (số hợp đồng, ngày ký, tên đối tác, số tiền…) ;Cấu trúc tài liệu: tiêu đề, đoạn văn, bảng, biểu đồ; Thực thể & ngữ cảnh nâng cao: ai là bên A, bên B, loại giao dịch, thời hạn…”
Kết quả: thay vì chỉ có một file PDF “chết”, doanh nghiệp có trong tay dữ liệu chuẩn hóa, sẵn sàng kết nối với các hệ thống khác (ERP, CRM, DMS…).
Số hóa & nạp tài liệu. Người dùng có thể dễ dàng đưa tài liệu vào hệ thống bằng nhiều cách: “Scan trực tiếp từ máy scan.; Tải lên các định dạng phổ biến: PDF, DOC, RTF, TXT, JPG, PNG”. Tất cả được lưu lại trong một không gian làm việc tập trung, chuẩn bị cho bước trích xuất.
Trích xuất AI, Gửi yêu cầu trích xuất chỉ với vài thao tác. Vanban.AI tự động bóc tách dữ liệu theo loại văn bản đã cấu hình. Người dùng có thể xem, chỉnh sửa nhanh và lưu kết quả để sử dụng ngay.
Quản lý công việc trích xuất. Vanban.AI cung cấp một Bảng Kế Hoạch xử lý tương tự các công cụ quản lý công việc: “Cột trạng thái như Cần Trích Xuất / Đã Trích Xuất / Đã Kiểm Định; Theo dõi trạng thái xử lý của từng văn bản, tránh bỏ sót hoặc trùng lặp”
Phân phối công việc tự động. Hệ thống cho phép thiết lập quy tắc phân phối tài liệu theo phòng ban, loại văn bản, khối lượng công việc. Ngoài ra, tự động gán văn bản cho người dùng phù hợp, giúp tối ưu tải công việc và thời gian xử lý.
Sau khi AI trích xuất, Kiểm định viên xem lại toàn bộ kết quả. Có thể sửa các dữ liệu sai hoặc thiếu. Ngoài ra, cho phép phê duyệt hoặc từ chối từng văn bản, đảm bảo chất lượng trước khi lưu trữ.
Quản lý Loại Văn Bản linh hoạt: Vanban.AI cho phép tổ chức thiết kế “bộ não” cho từng loại tài liệu. Tạo / sửa / xóa các loại văn bản (hợp đồng mua bán, quyết định, công văn, phiếu thu – chi…). Quản lý văn bản mẫu giúp AI hiểu chuẩn cấu trúc. AI tự động gợi ý các trường dữ liệu từ mẫu (ngày hiệu lực, giá trị hợp đồng, mã dự án…). Tùy chỉnh các trường thông tin theo đúng nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Lấy mẫu kiểm định theo chuẩn ISO 2859-1: Để giảm tải khối lượng kiểm tra thủ công, hệ thống cho phép cấu hình tỷ lệ lấy mẫu (thường / giảm / ngặt). Ap dụng phương pháp lấy mẫu thông minh giúp để giảm số lượng tài liệu phải kiểm định nhưng vẫn đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO 2859-1).
Lưu trữ văn bản & metadata. Sau khi được phê duyệt, văn bản được. Lưu trữ tập trung kèm metadata: mã định danh, loại văn bản, lịch sử trích xuất, lịch sử xử lý…Giúp dễ dàng truy vết lại ai xử lý – lúc nào – thay đổi điều gì.
Tìm kiếm & lọc thông minh của Vanban.AI hỗ trợ nhiều cách tra cứu như “Tìm kiếm cơ bản theo mã văn bản, từ khóa; Tìm kiếm nâng cao theo nhiều trường (ngày ký, đơn vị, giá trị, loại hợp đồng…)” Bộ lọc linh hoạt: theo loại văn bản, thời gian, phòng ban, đối tác…
Truy vấn bằng Ngôn ngữ Tự nhiên (AI Query). Thay vì phải nhớ mã số hay cú pháp phức tạp, người dùng chỉ cần hỏi như nói chuyện. Ví dụ: “Cho tôi tất cả hợp đồng với Công ty ABC ký trong quý 3 năm 2024 trên 2 tỷ”. AI sẽ phân tích câu hỏi, hiểu ý định và trả về danh sách văn bản liên quan.
Trao đổi & luân chuyển văn bản. Gửi văn bản giữa cá nhân và phòng ban ngay trên hệ thống. Theo dõi luồng trao đổi, trạng thái xử lý, tránh thất lạc hoặc gửi nhầm.
Quản lý cơ cấu tổ chức & người dùng. Quản lý cây phòng ban – đơn vị trong tổ chức. Tạo, khóa, phân quyền tài khoản người dùng. Và gán vai trò rõ ràng như Người Dùng / Kiểm Định Viên / Quản Trị Viên.
Phân tích hiệu suất hệ thống & nhân sự: Vanban.AI cung cấp các biểu đồ phân tích hiệu suất , biểu đồ Hiệu suất trích xuất & lưu trữ của toàn hệ thống (số lượng văn bản/ngày, tỉ lệ lỗi, thời gian xử lý…). Và biểu đồ Hiệu suất làm việc theo từng người dùng / phòng ban. Nhờ đó, lãnh đạo có thể tối ưu quy trình, cân bằng lại khối lượng công việc và đo lường hiệu quả ứng dụng AI trong vận hành.
Kết hợp chiến lược thông minh và công nghệ tiên tiến, chúng tôi tạo ra những giải pháp mang lại hiệu quả thiết thực.
